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UXSENSEI（ heySenseiii）です
会議に呼ばれて出席したものの、
『あの会議は何だったの？』
『この会議に私、必要？』
『その議論、広げる？』
『あー、もう無駄！』
って思ったこと、一度は経験ありますよね？
会議は方向性を決めたり、アイデアが生まれる場所で、仕事を進める上で重要な役割をもっています。
そんな会議から無駄を省くことで作業により多くのリソースを割き、生産性をアップすることができます。
本記事では、私の経験談をもとに無駄な会議を減らし、業務効率を上げる改善策をご紹介します。
- 気がつけば会議で1日終わっている
- 会議中に内職することがある
- 無駄な会議を根絶したい
無駄な会議を解消する３つの改善方法
- 会議は相談ごとを決める場にする
- 会議する理由をつぶす
- 会議の質を上げる
「会議の質を上げる」という改善策は至る所で見かけますが、私の経験上 それだけでは足りません。３つの改善点をセットで取り組んで下さい。
それでは、順番に解説していきますね。
① 会議は相談ごとを決める場にする
あなたの職場では、次のような「事務的な報告」を会議で堂々としていませんか？
- 売上や電話コールの進捗報告
- ウェブサイトのアクセスログ報告
- チームごとにやった先週のタスク報告
過去から学びを得て未来に活かすことは大切ですが、過去の出来事を 全員の時間を同時に奪ってまで報告する行為は果たして生産的でしょうか？
あわせてやりがちな時間の浪費が「報告のための資料作り」に時間を奪われることです。見れば分かるデータを社内プレゼン用に見栄え良く整える作業は正に無駄でしかありません。
会議は「相談の場」に限定し、決定して物事を前進させるために使いましょう。
ビジネスの世界で大切とされている「報告・連絡・相談」のうち、「相談」だけを会議でやるのです。
「報告」や「連絡」は、いくら話し合っても過去の話で未来は変わりませんが、「相談」は決定して今より未来に前進させる生産的な作業です。
社会人１年目で先輩社員に、報連相（報告・連絡・相談）は大切だ！と教わった人も多いと思いますが、報連相の全てを会議でやってしまうことに、大きな落とし穴があったのです。
② 会議する理由をつぶす
無駄な会議の解決策として最も効果的な方法は、会議そのものを開かせないことです。もちろん会議を禁止するわけではなく、会議する必要を無くしてしまうのです。
そもそも無駄な会議が開かれるほとんどの理由は情報共有です。
例えば、ある案件の進捗状況を関係者で共有することを目的として会議が開かれがちです。現場に丸投げのリーダーが上司に報告するためだけに現場の社員の時間を奪って会議に招集することさえざらにあります。（これ最悪ですよね〜）
まさに、前述した「報告・連絡・相談」のうち、「報告」と「連絡」のために会議を開いてしまっていることが多く、無駄な会議がなくならない原因です。
この問題には、プロジェクト管理ツールや社内情報共有ツールを活用することで劇的に改善します。ここでは私が実際に使用したことのある２つのITツールをご紹介します。
- プロジェクト管理の Backlog（バックログ）
- 情報共有ツールの STOCK（ストック）
プロジェクト管理の「Backlog（バックログ）」
当時、私が中心となり国内外の様々なプロジェクト管理ツールを社内で使ってもらい、導入検討をしたところ「Backlog（バックログ）」だけが唯一なんの説明もせずに全員が使いこなせたことが、導入のきっかけでした。
情報共有ツールの「Stock（ストック）」
情報共有・タスク管理ツールの「Stock」 は、 「Backlog」よりも手軽で、メモをとるように情報をストックし、共有、タスク管理、メッセージのやり取りまで全て「Stock」で完結できる便利なツールです。
普段はITツールをあまり活用していない人にも使いやすいと好評のツールで、ブログのネタを書き溜めるためにも活用しているユーザーもいます。
おすすめポイントとしては「手軽に使える」のと、「永久無料プラン」があることです。
資料請求フォームのアンケート「Stockのご利用用途を教えてください」の回答を「ビジネスでの利用」にすると、自分にぴったりの資料を送ってくれます。ひつこい営業電話も無いのでおすすめです。
③ 会議の質をあげる
会議の質を上げる方法については、昔から様々な書籍やWebでほぼ同じ内容が紹介されています。ここでは他のサイトや書籍を見て回らなくて良いように会議の質を上げる方法を全てまとめました。
会議の主催者は、会議の目的を明確にすることが何よりも重要です。
参加者を招待するタイミングで「会議の目的と必要な資料」を提供することで、参加者は脳内準備を整えることができ、より良い意見が早期に誕生する確率が高まります。
会議に明確な目的がなければ、それは雑談でしかありません。
参加者も何をどこまで掘り下げれば良いのか判断できず、話がどんどん脱線し、発言したい人が言いたいことを言うだけの発散の場で終わってしまいます。
また、目的がないため会議を終わらせるきっかけがなく、予定していた会議の終了時刻が来るまでダラダラと時間を浪費することになりがちです。
特に定例会議は、会議をすること自体が目的となってしまい、「目的」を見失ってしまいがちです。定例であっても不要な場合はスキップすることを心がけてください。
効率的に会議を進めるには「目的」だけではなく、「アジェンダ（議題）」を作成し、参加者に事前通知しておくのがベストです。
これらが事前に共有されていると、参加者は会議の前に目的を理解し、議題に対して自分の意見をまとめることもでき、会議がスタートしたらすぐに議論・意見交換に入れるため効率的な会議が実現します。
また、目的やアジェンダを明確にすることで、正しい参加者の選定ができます。
会議の参加人数は必要最小限に絞りましょう。
会議の目的や議題（アジェンダ）が明確になっていれば、参加者の選定をミスすることはないはずです。
会議は「相談事を決める場」ですので、決定権がある人を招集しましょう。
会議の参加を要求することは、参加者が本来やるべきタスクの作業時間を奪う行為です。
会議の参加を要求することは、参加者が本来やるべきタスクの作業時間を奪う行為です。決して「ついでに呼んでおこうか..」といった安易な理由で呼ぶことは避けましょう。
あらかじめ会議の開始と終了の時刻を決めておき、参加者1人ひとりが厳守する努力が必要です。
会議時間が決められていることで、より集中した生産性の高い会議が実現します。
時間設定は議題によりますが、基本は30分か60分で設定するのが良いでしょう。
また、ライトな会議はスタンディングでミーティングをすることも集中力が落ちず、効果的です。
会議の前に目的やアジェンダをGoogleドキュメントで共有し、会議を進行しながら決まったことを追記していきます。
このやり方ができると、何がどこまで決定し、あと何を決めなければいけないのかを常に参加者全員で共通認識としてブレることがありません。また、最近では AI（人工知能）が自動的に議事録を作成してくれるサービスもCMでよく見かけるようになりました。AIを活用するのもひとつですね。
円滑な会議のため、ファシリテーターを決めることが重要です。
- ファシリテーターの主な役割
- 中立な立場で進行の舵取りをする
- 参加者に発言を促したり、意見を整理する
- タイムキーパーとして時間を管理する
- 議論を合意形成に導く
ファシリテーターを設けることで、発言力のある特定の参加者の意見だけが通ることを防ぎ、参加メンバーの「腹落ち感」を生み出すことができます。
まとめ
本記事では「無駄な会議」を減らし、生産性をアップさせる方法について私の経験談から３つの改善策をご紹介しました。
３つ目の「会議の質を上げる」については、昔から様々な書籍やWebでほぼ同じ事を言われてきました。それでも「無駄な会議」が蔓延してしまうのは会議の質を上げるだけではダメで前述した２つの改善策もあわせて取り組む必要性があることを意味します。
会議の効率化が進めば、そこで決まったことを実行する時間（作業リソース）が増え、より早くゴールに辿り着くことができるようになります。
ただ油断していると、無駄な会議はじわじわと復活をしてきます。みんなで「有益」な会議になるように意識していくことが大切です。
UXSENSEI（ heySenseiii）からは以上です。
この記事があなたのお役に立てれば幸いです。
